接收展会日历
将展会、日期、城市、旅客、酒店偏好、无障碍需求、审批规则、获批的付款方式和开票要求汇总到一份工作记录中。
面向参展企业的协调服务
不仅比较每晚房价，更比较整段住宿方案的总体价值。
在展会规则允许时，我们会将主办方公布的官方住宿方案与供应商网络中的可用选项一并比较。批准前，我们会评估已知总成本、税费、位置、往返展馆便利性、灵活性、押金、取消条款、重要限制及预订渠道是否清晰。
01一名专属协调人
02清晰标明预订渠道
03批准前提供书面条款
045人及以上团队配专属客户经理
从展会日历到预订确认
流程清晰，每个阶段都有明确负责人。
您提供展会、日期、旅客需求、偏好和审批规则。Convention Travels 整理信息，制作便于决策的比选方案，并在约定范围内持续作为协调窗口。
提供清晰比选
我们会审阅主办方公布的官方住宿方案，并在规则允许时，从已知总成本、位置、往返展馆便利性、押金、取消条款、灵活性、截止日期和预订渠道等方面比较可用选项。
取得书面批准
贵团队在了解重要条件后选择方案。房源和价格在收到书面确认前均可能发生变化。
持续协调后续事项
在约定范围内，我们管理入住人员及房间分配名单、确认信息，以及常规变更或取消申请。只有 Convention Travels 或指定供应商作出书面确认后，相关申请才视为完成。
运营模式
平台展示房源。我们负责判断、协调和后续。
一位明确负责的协调人会从提前规划日历开始，跟进至书面确认及日常变更。5人及以上团队由专属客户经理管理约定的团队流程，减少反复追问、临时压力和可以避免的不确定性。
服务记录示例CT / 00
01酒店方案比选待贵公司审核CT
02入住名单8名旅客 · 24间夜CT
03变更记录2项变更处理中CT
仅作流程示意，不含客户数据
服务架构
先把酒店环节管理好，再在具备相应能力时增加更复杂的项目。
每项合作均以书面服务范围、清晰职责、明确服务时段和适用的供应商条款为依据。
展会差旅管理
从一位持续参展的旅客到大型参展团队，我们可协调展会日历、酒店方案搜寻、官方住宿审阅、规则允许的供应商方案比选、预订确认及变更或取消申请。5人及以上团队配专属客户经理。具体承接人数和服务上限以书面约定为准。
企业差旅
为周期性单人出差、客户拜访、销售会议和团队出行提供人工酒店协调，适合需要明确责任人而不只是自助预订工具的企业。
地面交通
在书面服务范围明确包含时，协调机场、酒店、展馆及其他当地地点之间的接送。
日历管理
集中呈现展会、负责人、状态、截止日期、下一步行动和预订渠道，减少市场、销售、财务和旅客之间的反复交接。
只有在出票、改签、退款及非工作时段支持能力均已书面确认后，才会提供机票服务；该服务默认不包含在内。
核心服务
将您的展会日历作为一个完整差旅项目统一管理。
预订只是其中一步。真正的工作在于将日期、主办方规则、酒店选项、审批、旅客姓名、截止日期、确认信息和后续变更衔接起来。我们可服务一位持续参展的旅客或大型团队；5人及以上团队在书面约定范围内配专属客户经理。
我们协调的事项
01
展会日历、旅客需求、截止日期和审批规则
02
审阅主办方公布的官方住宿方案及适用展会规则
03
在展会规则和书面范围允许时，对比供应商网络中的可用方案
04
为持续参展的单人旅客或团队协调酒店；5人及以上团队在约定范围内配专属客户经理
05
比较已知总成本、税费、位置、往返展馆便利性、灵活性、押金、取消条款及重要限制
06
制作并维护旅客名单与房间分配
07
提前审阅已公布截止日期、当前房源及高需求日期
08
记录并协调日常变更与取消申请
09
在明确包含时协调地面交通
除非得到明确的书面确认，Convention Travels 并非任何展会的官方住宿服务商。我们审阅主办方公布的信息，帮助客户了解可选方案。
房源、价格和条款在书面确认前都可能变化。我们可根据已公布期限、当前房源和过往展会市场经验提示可能较快收紧的日期，但不能保证未来房源、价格，或准确预测某家酒店何时售罄。我们不保证最低价，也无法防止所有欺诈尝试。大型项目的承接人数和服务水平须另行书面确认。
为明确的出行需求提供人工支持
当团队需要一名负责人，而不是另一款工具。
Convention Travels 可服务一位持续出差的商务旅客、小型团队，以及另行确定范围的大型出行项目。5人及以上团队配专属客户经理；承接人数、房晚、变更量、服务时段和审批规则均以书面确认结果为准。
以下情况可能适合本服务
集中管理周期性酒店需求
批准前比较成本和条款
清晰记录确认和变更
在约定范围内为多名旅客提供一个统一联系窗口
需要另行约定或不在初始服务范围内
在运营能力尚未确认时提供机票出票
合同未约定的全天候支持
展会现场驻场人员
含最低用房量或未达用房量赔付条款的大型团队酒店协议
未获支持地区的差旅
为周期性参展日历而设计
适合每年多次参展团队的工作方式。
我们优先服务差旅工作分散在市场、销售、财务、高管支持和运营团队之间的企业。行业本身并不能决定是否适配；展会频率、旅客规模、具体需求和内部流程更为重要。
01
制造与工业
技术类展会、销售团队和多城市参展日历。
02
包装与加工
多名旅客参加的周期性活动，以及相互关联的截止日期。
03
自动化与机器人
技术及商务团队前往大型 B2B 展会。
04
建筑与建材
需要统一管理酒店和变更的区域性及全国性展会。
05
安防与安全
需要记录审批与确认信息的小型团队差旅。
06
实用型 B2B 技术
没有专职差旅经理的成长型企业。
07
房地产
会议、活动及目标明确的团队出行。
08
精选食品与饮料细分领域
适用于规模和流程与本服务匹配的周期性展会。
价格与实际工作量相匹配
承诺前先明确书面范围。
服务费用将根据书面范围报价。预订前，方案将列明服务内容、服务时段、容量限制、Convention Travels 服务费、差旅与供应商成本、税费、付款节点、取消条款，以及任何适用且重要的供应商佣金、价差或其他报酬。
酒店试点方案
以严格限定的首次合作评估服务模式。Convention Travels 免收本方案的服务费；客户仍需承担差旅和供应商成本。
查看试点条款单场展会服务
面向一场展会，可服务一位旅客或一个团队；旅客人数、房晚、比选轮次、变更次数和服务时段均在书面方案中约定。5人及以上团队配专属客户经理。
申请确定范围年度日历服务
面向一年内多场展会的持续合作；服务容量、评估频率、旅客及房晚规模、变更量和响应时段均在协议中明确。
评估您的日历定制协调服务
适用于较大团队、复杂地面交通或需要专项审阅的酒店合同等非标准需求。是否承接取决于书面范围和可用服务能力。
申请专项评估Convention Travels 服务费酒店及供应商成本已知税费和强制性费用押金及付款计划取消截止日期及罚金退款条款适用的供应商佣金、价差或其他报酬超出服务范围的项目
差旅选项和价格在获得书面确认前均取决于实际供应情况。
范围明确的首次合作
用一场真实展会评估合作方式。
一家企业。一场仅限酒店服务的活动。最多8名旅客、合计24个房晚。一套比选方案和一轮修改。完成时限以书面约定为准。
1家企业1场展会 · 仅限酒店服务最多8名旅客最多24间夜1份酒店方案比选1轮修改
包含项目
收集需求并核对服务范围
审阅主办方公布的官方住宿信息
提供一套当前可用方案的比选
一轮修改
为获批范围制作一份入住人员及房间分配名单
集中管理确认信息
在约定期间协调常规申请
除非另行约定，否则不包含
机票
展会现场驻场人员
全天候支持
复杂团队酒店协议，或最低用房量及未达用房量赔付条款
大批量变更
投机性预留房源
未获支持的地区或服务
对于获批的试点方案，Convention Travels 免收服务费。客户仍需承担酒店、税费、供应商费用、押金、取消罚金、不可退款金额及其他差旅成本。预订渠道可能向 Convention Travels 支付佣金、价差或其他报酬；如适用，须在双方确认的商务条款中说明。
试点方案是否获批取决于客户适配度、可用运营能力、可接受的付款方式及书面服务范围。提交申请并不代表自动获批。
申请试点方案将信任机制融入流程
联系人明确，渠道可识别，批准有书面记录。
固定且明确的差旅联系人可减少团队回应陌生酒店推销信息的需要。我们会标明预订渠道，在信息可得时于批准前说明主要押金、取消、退款和变更条款，并以书面形式保留决策记录。
联系人明确
客户知道由谁协调需求，以及变更应发送至何处。
渠道有记录
方案或预订记录将标明相关酒店、批发商、交通供应商或其他渠道。
条款清晰可见
在信息可得的情况下，批准前展示主要押金、取消、退款和变更规则。
审批可追溯
重要决定和授权均以书面形式记录。
更稳妥地处理付款信息
如提供银行卡付款，完整卡片信息必须通过由支付服务商托管且获准使用的支付页面或流程输入，不得通过电子邮件、聊天、普通联系表单或电子表格发送。
申请状态可控
只有 Convention Travels 或指定供应商书面确认后，变更或取消才生效。
任何服务都无法保证防止所有欺诈尝试。我们的书面流程可减少与陌生推销信息的不必要接触，并让预订渠道、条款和审批记录更容易核实。房源只有在获得书面确认后才算落实。
只有取得书面授权时，Convention Travels 才会声明自己是相关展会的官方住宿服务商。
源自一线运营经验展会差旅协调需要一名责任清晰的负责人。
Convention Travels 背后的经验来自对美国和加拿大展会住宿的一线协调：通过不同供应商寻找酒店、整理方案、向客户开具账单、管理押金及尾款、预订房间并跟进变更。
Convention Travels 将这类经验转化为一套结构化服务，面向没有内部差旅团队的中小企业和国际参展商。我们的职责是通过一个有记录的流程，连接展会日历、展会信息、旅客、审批人、供应商和确认信息。
明确说明服务包含和不包含的内容标明预订渠道及适用条款作出承诺前取得书面批准只发布可核实的证明和地点仅在具备运营能力时增加服务
Convention Travels 可跨语言、跨时区协调差旅。所示城市仅用于展示可能的旅客出发地，并不代表公司办公室或经核实的当地运营点。
面向参展团队的实用指南
帮助团队更清晰地准备、比选和批准。
我们的资源帮助市场、销售、财务和运营团队采用统一的差旅流程。涉及特定展会或目的地的内容应标明审阅日期和信息来源。
内容规划展会差旅日历模板
在一个视图中整理展会、城市、日期、负责人、旅客、截止日期和状态。
官方住宿还是其他渠道：批准前应了解的问题
批准前查看目前已知的总成本、位置、截止日期、限制和预订渠道。
酒店批准前检查清单
核对姓名、日期、房型、税费、其他费用、押金和取消规则。
这些资源仅提供一般信息，不能替代具体预订条款，也不构成法律、税务或财务建议。
常见问题
提交展会日历前，先把关键问题说明清楚。
Convention Travels 是展会的官方住宿服务商吗？
不是，除非该身份得到明确的书面确认。我们审阅主办方公布的官方信息，并协助客户比较可用方案。
你们会将官方住宿方案与其他选项进行比较吗？
在书面服务范围和展会规则允许时，我们会将主办方公布的官方住宿方案与供应商网络中的可用选项进行比较。我们评估整体价值和条款，不会预设某一种渠道一定更好。
你们保证最低价格吗？
不保证。我们比较已知的整体价值，包括价格、税费、位置、灵活性和限制。价格和房源在确认前可能发生变化。
服务费如何计算？
费用取决于服务范围、旅客及房晚规模、复杂程度、服务时段和支持水平。方案会分别列示服务费、差旅与供应商成本、税费及重要条款。
Convention Travels 会从供应商处获得佣金或其他报酬吗？
根据预订渠道，Convention Travels 可能获得佣金、价差或其他报酬。任何适用且重要的报酬均须按照方案和双方确认的条款予以说明。
酒店费用、押金和尾款由谁支付？
开票和付款安排会在预订前以书面形式说明。截止日期、押金、尾款和信用条件均需明确批准。
如果需要取消预订，会如何处理？
差旅部分受具体酒店或供应商的预订条款约束。每份报价应列明已知的截止日期、罚金以及房价是否可退款。
变更申请发送后是否立即生效？
不会。只有 Convention Travels 或指定供应商作出书面确认后，申请才算完成。临近截止日期提交的申请，可能无法在供应商收费前处理完毕。
试点方案是否完全免费？
不是。对于获批且未超出范围的试点，仅免收 Convention Travels 服务费。客户仍需支付酒店、税费、供应商费用、押金、罚金、不可退款金额及其他差旅成本。
试点方案包含哪些内容？
一家企业、一场仅限酒店服务的活动、最多8名旅客和24个房晚、一套比选方案和一轮修改，完成时限以书面约定为准。是否承接取决于适配度和可用容量。
你们提供机票预订吗？
只有在出票、改签、退款和支持能力得到确认后才会提供机票服务；默认不属于初始服务范围。
你们提供全天候支持吗？
仅在协议明确包含时提供。服务范围必须列明支持时段和紧急申请流程。
你们可以服务美国或加拿大以外的企业吗？
Convention Travels 可以评估前往北美参展的国际企业。是否承接取决于地区、付款安排、供应商、合规要求和运营能力。
你们如何处理银行卡信息？
不得通过电子邮件、聊天、普通联系表单或电子表格发送完整银行卡信息。如可使用银行卡付款，必须通过由支付服务商托管且获准使用的支付页面或流程完成。
你们的流程能够防止酒店诈骗吗？
任何服务都无法保证消除所有欺诈风险。联系人明确、渠道可识别、条款有书面记录且审批可追溯，有助于减少与陌生推销信息的接触。
你们可以服务一位旅客和大型团队吗？
可以。企业可委托我们服务一位参加多场展会的旅客，也可委托我们协调更大的团队。5人及以上团队在约定范围内配专属客户经理。接近或达到1,000人的大型出行、协议房量、带最低用房量责任的合同、现场支持及全天候服务，均须另行书面确认承接能力和条款。
本服务最适合哪些企业？
主要适合经常参加多场展会、没有专职差旅经理，并需要一名明确负责人统筹酒店事务的企业。我们会在接受合作前评估是否适配。
全球协调，准确表述
服务前往北美参展的国际企业。
我们跨时区、跨语言协调赴北美参展的差旅。下列城市仅用于展示可能的旅客出发地，并不代表办公室、客户所在地或已经确认的当地服务点。
旅客出发城市示例
纽约01多伦多02伦敦03巴黎04迪拜05新加坡06
从展会日历开始
把接下来的三场展会告诉我们。
在20分钟的初步沟通中，我们将了解日期、旅客、现有流程和最主要的协调难点。随后，我们会确定切实可行的首个服务范围，或明确说明本服务为何不适合。
业务咨询Accounting@conventiontravels.com客户支持+1 (863) 824-5782总部1449 S Michigan Ave, STE 13166
Chicago, IL 60605, USA
适用的响应及支持时段将在每份方案中确认。提交表单并不构成预订或其他承诺。Chicago, IL 60605, USA