Calendrier reçu
Salons, dates, villes, voyageurs, préférences hôtelières, contraintes d’accessibilité, règles d’approbation, modalités de paiement approuvées et exigences de facturation sont regroupés dans un dossier de travail.
Pour les exposants réguliers, seuls ou en équipe
Vos salons en Amérique du Nord.Un seul coordonnateur.
Confiez-nous votre calendrier de salons et vos besoins de voyage. Nous comparons le programme hôtelier officiel de l’organisateur aux options admissibles de nos canaux fournisseurs établis, puis recommandons l’option la plus adaptée selon le prix total, l’emplacement, la flexibilité, les échéances et les conditions d’annulation. Un coordonnateur prend le relais jusqu’aux confirmations et aux demandes courantes.
Dès 1 voyageurGestionnaire attitré dès 5Plusieurs salons par année
Coordination pour l’exposant
Hébergement officiel et options fournisseurs fiables, comparés au-delà du tarif par nuit.
Nous examinons le programme hôtelier publié par l’organisateur et, lorsque les règles du salon et le mandat le permettent, le comparons aux options admissibles de nos canaux fournisseurs établis. Nous évaluons le prix total connu, l’emplacement, le temps de déplacement, les dépôts, les conditions d’annulation, la flexibilité et les échéances, puis coordonnons le choix approuvé pour l’ensemble de votre calendrier.
01Un coordonnateur attitré
02Des canaux de réservation identifiés
03Des conditions écrites avant approbation
04Gestionnaire de groupe attitré dès 5 voyageurs
Du calendrier à la confirmation
Un processus clair, un responsable identifié à chaque étape.
Vous nous transmettez les salons, les dates, les besoins des voyageurs, les préférences et les règles d’approbation. Convention Travels organise les informations, prépare une comparaison exploitable et reste le point de coordination pour le périmètre convenu.
Comparaison claire
Nous examinons le programme hôtelier publié par l’organisateur et, lorsque cela est permis, comparons les options admissibles selon le prix total connu, l’emplacement, le temps de déplacement, les dépôts, les conditions d’annulation, la flexibilité, les échéances et le canal de réservation.
Approbation écrite
Votre équipe choisit une option après avoir pris connaissance des conditions importantes. La disponibilité et le prix peuvent évoluer jusqu’à la confirmation écrite.
La coordination se poursuit
Dans le cadre convenu, nous coordonnons la liste des voyageurs et l’attribution des chambres, les confirmations ainsi que les demandes courantes de modification ou d’annulation. Une demande n’est traitée comme terminée qu’après confirmation écrite de Convention Travels ou du fournisseur identifié.
Notre modèle opérationnel
Des choix mieux éclairés. Moins de relances. Plus de tranquillité d’esprit.
Un coordonnateur attitré gère le travail entre votre calendrier et la confirmation de l’hôtel, suit les échéances et rend les conditions et approbations visibles. Notre expérience et les signaux de disponibilité actuels nous aident à signaler tôt les périodes à risque, sans prétendre que les chambres sont garanties avant confirmation.
EXEMPLE DE SUIVICT / 00
01Comparatif hôtelierPrêt à examinerCT
02Liste nominative8 voyageurs / 24 nuitéesCT
03Suivi des changements2 demandes en coursCT
Exemple fictif — aucune donnée réelle
Structure des services
Commencez par l’hébergement. Ajoutez de la complexité uniquement lorsqu’elle peut être bien gérée.
Chaque mission repose sur un périmètre écrit, des responsabilités claires, des heures de service définies et les conditions applicables des fournisseurs.
Voyages pour salons professionnels
Coordination hôtelière pour les exposants réguliers, qu’ils voyagent seuls ou en équipe; comparaison du programme officiel et des options fournisseurs autorisées; listes nominatives, confirmations et demandes de modification ou d’annulation. Dès 5 voyageurs, un gestionnaire de groupe attitré prend en charge le mandat. Les programmes de grande envergure exigent un plan opérationnel écrit sur mesure.
Voyages d’affaires
Coordination hôtelière assistée pour une personne en déplacement d’affaires, les visites clients et les mouvements d’équipe. Dès 5 voyageurs, un gestionnaire de compte attitré intervient lorsque l’entreprise souhaite un responsable humain plutôt qu’un simple outil en libre-service.
Transports terrestres
Coordination, lorsque celle-ci est incluse dans le périmètre, des besoins de transfert entre l’aéroport, l’hôtel, le lieu du salon et d’autres étapes du déplacement.
Gestion du calendrier
Vue consolidée des salons, responsables, statuts, échéances, prochaines actions et canaux de réservation pour réduire les transferts entre marketing, ventes, finance et voyageurs.
Les vols ne sont proposés qu’après confirmation écrite des capacités d’émission, de modification, de remboursement et d’assistance hors horaires. Ils ne sont pas inclus par défaut.
Le cœur du service
Votre calendrier de salons, géré comme un seul programme de voyage.
La réservation n’est qu’une étape. Le vrai travail consiste à relier les dates, les règles de l’organisateur, les options d’hôtel, les approbations, les noms des voyageurs, les échéances, les confirmations et les changements.
Ce que nous coordonnons
01
Calendrier des salons, besoins des voyageurs, échéances et règles d’approbation
02
Examen de l’hébergement officiel publié par l’organisateur et des règles applicables
03
Comparaison avec les options disponibles dans notre réseau de fournisseurs lorsque les règles du salon et le mandat le permettent
04
Coordination pour un voyageur régulier ou une équipe; à partir de 5 voyageurs, un gestionnaire de compte attitré prend en charge le mandat convenu
05
Comparaison du coût total connu, des taxes et frais, de l’emplacement, de l’accès au site, de la souplesse, des dépôts, des conditions d’annulation et des restrictions importantes
06
Préparation et tenue de la liste nominative des voyageurs et des chambres
07
Examen proactif des échéances publiées, de la disponibilité actuelle et des dates à forte demande
08
Coordination documentée des demandes courantes de modification et d’annulation
09
Transports terrestres lorsqu’ils sont expressément inclus
Convention Travels n’est pas le prestataire officiel d’hébergement d’un salon, sauf si cette qualité est expressément confirmée par écrit. Nous consultons les informations publiées par l’organisateur afin d’aider le client à comprendre ses options.
La disponibilité, le prix, l’emplacement et les conditions dépendent des fournisseurs et peuvent changer avant confirmation. Nous ne garantissons ni le tarif le plus bas, ni une disponibilité précise, ni une date de rupture de stock, ni l’élimination de tout risque de fraude. Les exposants réguliers voyageant seuls sont admissibles. Les programmes de grande envergure, y compris les besoins approchant 1 000 voyageurs, ne sont acceptés qu’avec un plan écrit couvrant la capacité, l’inventaire, les contrats, les paiements, les effectifs et le soutien.
Une assistance humaine pour les déplacements ciblés
Quand votre équipe a besoin d’un responsable, pas d’un outil supplémentaire.
Convention Travels peut coordonner les besoins hôteliers récurrents d’une seule personne, les visites clients, les réunions commerciales et les déplacements d’équipe. Dès 5 voyageurs, un gestionnaire de compte attitré prend en charge le groupe; les programmes plus importants exigent que la capacité, les nuitées-chambres, le volume de modifications, les heures de service, les paiements et les règles d’approbation soient définis à l’avance.
Ce service peut convenir si vous avez besoin de
Centraliser des demandes hôtelières récurrentes
Comparer les coûts et conditions avant approbation
Conserver une trace claire des confirmations et modifications
Donner à plusieurs voyageurs un seul point de contact pour le périmètre convenu
À définir séparément ou hors périmètre initial
Émission de billets d’avion sans capacité opérationnelle confirmée
Assistance 24 h/24 et 7 j/7 non prévue par contrat
Personnel sur place
Grands contrats de blocs de chambres avec attrition
Déplacements dans des territoires non pris en charge
Conçu pour les calendriers de salons récurrents
Une méthode adaptée aux équipes qui exposent plusieurs fois par an.
Nous donnons la priorité aux entreprises dont le travail de voyage est réparti entre marketing, ventes, finance, assistance de direction et opérations. Le secteur seul ne détermine pas l’adéquation ; la fréquence des salons, le volume de voyageurs, les besoins et le processus interne comptent davantage.
01
Industrie et fabrication
Salons techniques, équipes commerciales et calendriers multi-villes.
02
Emballage et procédés
Manifestations récurrentes avec plusieurs voyageurs et échéances coordonnées.
03
Automatisation et robotique
Déplacements d’équipes techniques et commerciales autour de grands rendez-vous B2B.
04
Construction et matériaux
Salons régionaux et nationaux nécessitant une vue consolidée des hôtels et changements.
05
Sécurité et sûreté
Déplacements de petites équipes avec des approbations et confirmations documentées.
06
Technologies B2B appliquées
Entreprises en croissance sans responsable voyages dédié.
07
Immobilier
Conférences, réunions et mouvements ciblés d’équipes.
08
Segments sélectionnés de l’alimentation et des boissons
Salons récurrents lorsque le volume et le processus correspondent au service.
Des tarifs liés au travail réel
Un périmètre écrit avant tout engagement.
Les honoraires sont établis après l’examen du mandat. Avant toute réservation, la proposition précise le périmètre, les heures de service, les limites de capacité et de volume, les honoraires de Convention Travels, les coûts de voyage et les frais de fournisseurs, les taxes, les échéances de paiement, les conditions d’annulation et toute commission, marge ou autre rémunération importante versée par un fournisseur, le cas échéant.
Projet pilote hôtelier
Une première mission strictement délimitée pour évaluer le mode de collaboration. Convention Travels renonce à ses honoraires de service pour le projet pilote; les coûts de voyage et les frais de fournisseurs restent à la charge du client.
Voir les conditions du piloteGestion par salon
Une mission pour un salon, pour une personne ou une équipe. Dès 5 voyageurs, un gestionnaire de compte attitré est prévu, avec des limites convenues concernant les voyageurs, les nuitées, les cycles de comparaison, les modifications et les heures de service.
Demander un périmètreGestion annuelle du calendrier
Une relation suivie pour plusieurs salons sur l’année, avec capacité, fréquence de revue, volumes et délais de réponse définis dans l’accord.
Étudier votre calendrierCoordination sur mesure
Pour les besoins hors standard, tels que les volumes plus importants, les transports terrestres complexes ou les contrats hôteliers nécessitant une analyse spécifique.
Demander une étudeHonoraires de service Convention TravelsCoûts d’hôtel et de fournisseurTaxes et frais obligatoires connusDépôt et échéancier de paiementÉchéances et pénalités d’annulationConditions de remboursementCommission, marge ou autre rémunération applicable d’un fournisseurServices hors périmètre
Les options et tarifs de voyage restent soumis à disponibilité jusqu’à confirmation écrite.
Une première mission délimitée
Un salon réel pour évaluer la relation de travail.
Une seule entreprise. Un seul événement limité à l’hébergement hôtelier. Jusqu’à 8 voyageurs et 24 nuitées d’hôtel au total. Un dossier comparatif et un cycle de révision. Une période de réalisation définie par écrit.
1 entreprise1 salon · hébergement seulementJusqu’à 8 voyageursJusqu’à 24 nuitées1 comparatif d’hôtels1 cycle de révision
Inclus
Collecte du brief et vérification du périmètre
Consultation des informations d’hébergement officiel publiées
Un dossier comparatif d’options disponibles
Un cycle de révision
Une liste nominative pour le périmètre accepté
Centralisation des confirmations
Coordination des demandes courantes pendant la période convenue
Non inclus sauf périmètre séparé
Billets d’avion
Personnel sur place
Assistance 24 h/24 et 7 j/7
Contrats complexes de blocs de chambres ou clauses d’attrition
Modifications en masse
Inventaire spéculatif
Territoires ou services non pris en charge
Convention Travels renonce à ses honoraires de service pour un projet pilote accepté. Le client demeure responsable des hôtels, des taxes, des frais de fournisseurs, des dépôts, des pénalités d’annulation, des montants non remboursables et des autres coûts de voyage. Un canal de réservation peut verser à Convention Travels une commission, une marge ou une autre rémunération; le cas échéant, celle-ci doit être indiquée dans les conditions commerciales convenues.
Le pilote est soumis à l’adéquation du compte, à la disponibilité opérationnelle, à un moyen de paiement accepté et à l’approbation écrite de son périmètre. Toute candidature n’est pas automatiquement acceptée.
Demander à participer au projet piloteLa confiance intégrée au processus
Un contact connu. Un canal identifié. Une approbation écrite.
Une personne-ressource attitrée réduit la nécessité de répondre aux offres hôtelières non sollicitées et aux messages qui poussent à réserver dans l’urgence. Convention Travels vérifie le canal identifié, présente les conditions importantes avant l’approbation, suit les échéances et conserve une trace de la décision pour le mandat convenu.
Interlocuteur identifié
Le client sait qui coordonne la demande et où transmettre les changements.
Canal documenté
La proposition ou le dossier de réservation identifie l’hôtel, le grossiste, le fournisseur de transport ou tout autre canal concerné.
Conditions visibles
Les principales règles de dépôt, d’annulation, de remboursement et de modification sont présentées avant approbation dans la mesure où elles sont disponibles.
Approbation traçable
Les choix et autorisations importants sont consignés par écrit.
Données de paiement mieux protégées
Lorsqu’un paiement par carte est offert, les données complètes de la carte doivent être saisies dans une solution de paiement hébergée et approuvée, et non dans un courriel, un clavardage, un formulaire de contact ordinaire ou une feuille de calcul.
Gestion des demandes
Une modification ou annulation n’est effective qu’après confirmation écrite de Convention Travels ou du fournisseur identifié.
Aucun service ne peut garantir la prévention de toutes les tentatives de fraude. Notre méthode fondée sur un contact connu et un dossier de réservation documenté vise à réduire l’exposition aux offres non sollicitées, aux conditions d’annulation cachées ou très restrictives et à la pression des échéances. Les chambres ne sont garanties qu’après confirmation écrite.
Convention Travels ne se présente comme prestataire officiel d’un salon que lorsqu’une autorisation écrite le confirme.
Une entreprise née du travail opérationnelLa coordination des voyages de salon mérite un responsable clairement identifié.
L’expérience à l’origine de Convention Travels repose sur la coordination concrète de l’hébergement pour des salons aux États-Unis et au Canada : recherche d’hôtels auprès de différents fournisseurs, préparation des options, facturation des clients, gestion des dépôts et soldes, réservation des chambres et suivi des changements.
Convention Travels transforme cette expérience en un service structuré pour les PME et les exposants internationaux qui ne disposent pas d’une équipe voyages interne. Notre rôle est de relier le calendrier, les informations du salon, les voyageurs, les approbations, les fournisseurs et les confirmations au sein d’un processus documenté.
Dire clairement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pasIdentifier le canal de réservation et les conditions applicablesObtenir une approbation écrite avant engagementNe publier que des preuves et des implantations vérifiablesAjouter de nouveaux services seulement lorsque la capacité opérationnelle existe
Convention Travels coordonne les déplacements dans plusieurs langues et fuseaux horaires. Les villes présentées illustrent des points de départ possibles; elles ne représentent ni des bureaux ni des activités locales vérifiées.
Guides pratiques pour les équipes exposantes
Des outils pour mieux préparer, comparer et approuver.
Nos ressources sont conçues pour aider marketing, ventes, finance et opérations à partager un même processus de voyage. Chaque contenu propre à un salon ou à une destination doit indiquer sa date de révision et ses sources.
Feuille de route éditorialeModèle de calendrier de voyages pour salons
Regroupez salons, villes, dates, responsables, voyageurs, échéances et statuts dans une seule vue.
Hébergement officiel ou autre canal : les questions à poser
Examinez le coût total, l’emplacement, les échéances, les restrictions et l’identité du canal avant approbation.
Liste de contrôle avant approbation d’un hôtel
Vérifiez les noms, les dates, le type de chambre, les taxes, les frais, le dépôt et les règles d’annulation.
Ces ressources fournissent des informations générales et ne remplacent pas les conditions propres à une réservation, ni un conseil juridique, fiscal ou financier.
FAQ
Des réponses claires avant de nous confier votre calendrier.
Convention Travels agit-elle comme fournisseur officiel d’hébergement d’un salon?
Non, sauf si cette qualité est expressément confirmée par écrit. Nous consultons les informations officielles publiées par l’organisateur et aidons le client à comparer les options disponibles.
Comparez-vous l’offre d’hébergement officielle publiée par l’organisateur avec d’autres options?
Oui. Lorsque le mandat écrit et les règles du salon le permettent, nous comparons le programme hôtelier officiel publié par l’organisateur aux options admissibles de canaux fournisseurs établis. Nous évaluons le prix total connu, l’emplacement, le temps de déplacement, les dépôts, les conditions d’annulation, la flexibilité, les échéances et la clarté du canal, pas seulement le tarif par nuit.
Garantissez-vous le tarif le plus bas ?
Non. Nous comparons la valeur globale connue, notamment le prix, les taxes et frais, l’emplacement, la flexibilité et les restrictions. Les tarifs et disponibilités peuvent évoluer avant confirmation.
Comment les honoraires sont-ils calculés ?
Ils dépendent du périmètre, du volume, de la complexité, des heures de service et du niveau d’assistance. La proposition indique séparément les honoraires, les coûts de voyage et de fournisseur, les taxes et les principales conditions.
Convention Travels peut-il recevoir une rémunération d’un fournisseur ?
Selon le canal de réservation, Convention Travels peut recevoir une commission, une marge ou une autre rémunération d’un fournisseur. Toute rémunération importante applicable doit être décrite conformément à la proposition et aux conditions approuvées.
Qui règle les hôtels, dépôts et soldes ?
La structure de facturation et de paiement est indiquée par écrit avant réservation. Les échéances, dépôts, soldes et conditions de crédit nécessitent une approbation expresse.
Que se passe-t-il en cas d’annulation ?
Les conditions propres à l’hôtel ou au fournisseur régissent la partie voyage. Chaque devis doit préciser l’échéance connue, les pénalités et le caractère remboursable ou non du tarif.
Une demande de modification est-elle effective dès son envoi ?
Non. Elle n’est finalisée qu’après confirmation écrite de Convention Travels ou du fournisseur identifié. Une demande proche d’une échéance peut ne pas être traitée avant l’application d’une pénalité fournisseur.
Le projet pilote est-il entièrement gratuit ?
Non. Seuls les honoraires de service de Convention Travels sont offerts pour un pilote accepté et conforme au périmètre. Le client paie les hôtels, taxes, frais de fournisseur, dépôts, pénalités, montants non remboursables et autres coûts de voyage.
Que comprend le pilote ?
Une entreprise, une manifestation limitée à l’hôtel, jusqu’à 8 voyageurs et 24 nuitées-chambres, un dossier comparatif et un cycle de révision, sur une période définie par écrit. L’acceptation est soumise à l’adéquation et à la capacité disponible.
Réservez-vous les vols ?
Les vols ne sont proposés qu’après confirmation des capacités d’émission, de modification, de remboursement et d’assistance. Ils ne font pas partie du périmètre initial par défaut.
Proposez-vous une assistance 24 h/24 et 7 j/7 ?
Uniquement si elle est expressément prévue dans un accord. Les heures de service et les procédures d’urgence doivent être indiquées dans le périmètre.
Pouvez-vous servir une entreprise située hors des États-Unis ou du Canada ?
Convention Travels peut évaluer les besoins d’exposants internationaux se rendant à des salons en Amérique du Nord. L’acceptation dépend du territoire, du paiement, des fournisseurs, de la conformité et de la capacité opérationnelle.
Comment traitez-vous les données de carte bancaire ?
Les informations complètes de carte ne doivent pas être envoyées par e-mail, chat, formulaire de contact ordinaire ou feuille de calcul. Lorsqu’un paiement par carte est disponible, il doit passer par un parcours hébergé approuvé par le prestataire de paiement.
Votre processus empêche-t-il les arnaques liées aux hôtels ?
Aucun service ne peut garantir l’élimination de toute fraude. Un interlocuteur connu, un canal identifié, des conditions écrites et une approbation traçable réduisent toutefois la nécessité de traiter des sollicitations non demandées.
Pouvez-vous servir une seule personne aussi bien qu’un très grand groupe?
Oui. Un dirigeant ou un employé qui participe seul à plusieurs salons est pleinement admissible. Dès 5 voyageurs, un gestionnaire de compte ou concierge voyage attitré prend en charge le groupe. Les besoins pouvant atteindre 1 000 voyageurs sont traités comme des programmes sur mesure et ne sont acceptés qu’après confirmation écrite de l’inventaire, des contrats, des paiements, des effectifs, des niveaux de service et de la capacité opérationnelle.
À qui le service convient-il le mieux ?
En priorité aux entreprises qui participent régulièrement à plusieurs salons, n’ont pas de responsable des voyages attitré et ont besoin d’un responsable clairement désigné pour la coordination hôtelière. Nous vérifions l’adéquation avant toute mission.
Coordination internationale, affirmations précises
Au service des exposants internationaux à destination de l’Amérique du Nord.
Nous coordonnons les voyages vers les salons nord-américains entre plusieurs fuseaux horaires et langues. Les villes ci-dessous illustrent des points de départ possibles; elles ne représentent ni des bureaux, ni des emplacements de clients, ni des lieux de service confirmés.
Exemples de villes de départ
New York01Toronto02Londres03Paris04Dubaï05Singapour06
Commencez par le calendrier
Présentez-nous vos trois prochains salons.
Lors d’un échange de 20 minutes, nous examinerons les dates, les voyageurs, le processus actuel et le principal point de friction. Nous identifierons ensuite un premier périmètre réaliste ou vous expliquerons clairement pourquoi le service n’est pas adapté.
DemandesAccounting@conventiontravels.comService à la clientèle+1 (863) 824-5782Siège social1449 S Michigan Ave, STE 13166
Chicago, IL 60605, USA
Les heures de réponse et d’assistance applicables sont confirmées dans chaque proposition. L’envoi d’un formulaire ne crée ni réservation ni engagement.Chicago, IL 60605, USA