Recibimos el calendario
Reunimos ferias, fechas, ciudades, viajeros, preferencias de hotel, necesidades de accesibilidad, reglas de aprobación, el método de pago aprobado y los requisitos de facturación en un solo registro de trabajo.
Para expositores recurrentes, viajen solos o en equipo
Sus ferias en Norteamérica.Un solo equipo responsable.
Comparta su calendario de ferias y sus necesidades de viaje. Comparamos el alojamiento oficial publicado por el organizador con opciones admisibles de nuestros canales de proveedores consolidados y recomendamos la alternativa más adecuada según el precio total, la ubicación, la flexibilidad, los plazos y las condiciones de cancelación. Un coordinador acompaña el proceso hasta la confirmación y los cambios habituales.
Desde 1 viajeroGestor dedicado desde 5Varias ferias al año
Coordinación para el expositor
Alojamiento oficial y opciones fiables de proveedores, comparados más allá de la tarifa por noche.
Revisamos el programa hotelero publicado por el organizador y, cuando las reglas de la feria y el alcance escrito lo permiten, lo comparamos con opciones admisibles de nuestros canales de proveedores consolidados. Evaluamos el precio total conocido, la ubicación, el tiempo de traslado, los depósitos, las condiciones de cancelación, la flexibilidad y los plazos, y coordinamos la opción aprobada en todo su calendario.
01Un coordinador asignado
02Canales de reserva identificados
03Condiciones por escrito antes de aprobar
04Gestor de grupo dedicado desde 5 viajeros
Del calendario a la confirmación
Un proceso claro y una persona responsable en cada etapa.
Usted comparte las ferias, fechas, necesidades de los viajeros, preferencias y reglas de aprobación. Convention Travels organiza la información, prepara una comparación útil y permanece como punto de coordinación para el alcance acordado.
Preparamos una comparación clara
Revisamos el programa hotelero publicado por el organizador y, cuando está permitido, comparamos opciones admisibles según el precio total conocido, la ubicación, el tiempo de traslado, los depósitos, las condiciones de cancelación, la flexibilidad, los plazos y el canal de reserva.
Obtenemos aprobación por escrito
Su equipo elige una opción con las condiciones importantes a la vista. La disponibilidad y el precio pueden cambiar hasta que exista una confirmación escrita.
El servicio continúa
Dentro del alcance acordado, coordinamos listas de huéspedes, confirmaciones y solicitudes habituales de cambio o cancelación. Una solicitud solo se considera finalizada cuando Convention Travels o el proveedor identificado la confirma por escrito.
Nuestro modelo operativo
Decisiones mejor informadas. Menos seguimiento. Más tranquilidad.
Un coordinador asignado dirige el trabajo entre su calendario y la confirmación del hotel, controla los plazos y mantiene visibles las condiciones y aprobaciones. Nuestra experiencia y las señales actuales de disponibilidad ayudan a detectar con antelación los periodos de mayor riesgo, sin afirmar que las habitaciones están garantizadas antes de la confirmación.
REGISTRO ILUSTRATIVOCT / 00
01Comparación de hotelesLista para revisiónCT
02Lista de huéspedes8 viajeros / 24 nochesCT
03Registro de cambios2 solicitudes en cursoCT
Ejemplo ilustrativo — no contiene datos de clientes
Estructura del servicio
Comience por los hoteles. Añada servicios más complejos solo cuando exista capacidad para gestionarlos bien.
Cada encargo se basa en un alcance escrito, responsabilidades claras, horarios de servicio definidos y las condiciones aplicables de los proveedores.
Viajes para ferias profesionales
Coordinación hotelera para expositores recurrentes que viajan solos o en equipo; comparación del programa oficial con opciones permitidas de proveedores; listas de viajeros, confirmaciones y solicitudes de cambio o cancelación. Los grupos de 5 o más cuentan con un gestor de grupo dedicado. Los programas de gran escala requieren un plan operativo escrito a medida.
Viajes corporativos
Coordinación hotelera asistida para una persona en viaje de negocios, visitas a clientes y desplazamientos de equipos. Los grupos de 5 o más cuentan con gestión dedicada cuando la empresa necesita una persona responsable, no solo una herramienta de autoservicio.
Traslados terrestres
Coordinación de traslados entre aeropuerto, hotel, recinto ferial y otros puntos del viaje cuando se incluyen en el alcance.
Gestión del calendario
Vista consolidada de ferias, responsables, estados, fechas límite, próximos pasos y canales de reserva para reducir traspasos entre marketing, ventas, finanzas y viajeros.
Los vuelos solo se ofrecen después de confirmar por escrito la capacidad de emisión, cambios, reembolsos y asistencia fuera de horario. No se incluyen por defecto.
El núcleo del servicio
Su calendario de ferias, gestionado como un único programa de viajes.
Reservar es solo una parte. El trabajo real consiste en conectar fechas, reglas del organizador, opciones de hotel, aprobaciones, nombres de viajeros, fechas límite, confirmaciones y cambios.
Qué coordinamos
01
Calendario de ferias, necesidades de los viajeros, fechas límite y reglas de aprobación
02
Revisión del alojamiento oficial publicado por el organizador y de las reglas aplicables
03
Comparación con opciones disponibles en nuestra red de proveedores cuando las reglas de la feria y el alcance escrito lo permiten
04
Coordinación hotelera para un viajero habitual o un equipo; los grupos de 5 o más viajeros reciben un gerente de cuenta dedicado dentro del alcance acordado
05
Comparación del costo total conocido, impuestos y cargos, ubicación, acceso al recinto, flexibilidad, depósitos, condiciones de cancelación y restricciones importantes
06
Preparación y mantenimiento de la lista de viajeros y habitaciones
07
Revisión anticipada de fechas límite publicadas, disponibilidad actual y fechas de alta demanda
08
Coordinación documentada de solicitudes habituales de cambio y cancelación
09
Traslados terrestres cuando se incluyan expresamente
Convention Travels no es el proveedor oficial de alojamiento de una feria salvo que dicha condición se confirme expresamente por escrito. Revisamos la información publicada por el organizador para ayudar al cliente a comprender sus opciones.
La disponibilidad, el precio, la ubicación y las condiciones dependen de los proveedores y pueden cambiar antes de la confirmación. No garantizamos el precio más bajo, un inventario específico, una fecha de agotamiento ni la eliminación de todo riesgo de fraude. Los expositores recurrentes que viajan solos son elegibles. Los programas de gran escala, incluidas necesidades cercanas a 1.000 viajeros, solo se aceptan con un plan escrito de capacidad, inventario, contratación, pagos, personal y soporte.
Apoyo humano para viajes específicos
Cuando su equipo necesita una persona responsable, no otra herramienta.
Convention Travels puede coordinar las necesidades hoteleras recurrentes de una sola persona, visitas a clientes, reuniones comerciales y desplazamientos de equipos. Los grupos de 5 o más cuentan con un gestor de cuenta dedicado; los programas mayores exigen definir de antemano la capacidad, las noches de habitación, el volumen de cambios, los horarios de servicio, los pagos y las reglas de aprobación.
Este servicio puede ser adecuado si necesita
Centralizar solicitudes recurrentes de hotel
Comparar costos y condiciones antes de aprobar
Mantener un registro claro de confirmaciones y cambios
Ofrecer a varios viajeros un único punto de contacto para el alcance acordado
Requiere un alcance separado o queda fuera del servicio inicial
Emisión de billetes de avión sin capacidad operativa confirmada
Asistencia 24/7 no contemplada en el contrato
Personal presencial
Grandes contratos de bloques de habitaciones con ocupación mínima o penalizaciones por reducción
Viajes en territorios no admitidos
Diseñado para calendarios de ferias recurrentes
Un método para equipos que exponen varias veces al año.
Priorizamos empresas cuyo trabajo de viaje se reparte entre marketing, ventas, finanzas, asistencia ejecutiva y operaciones. El sector por sí solo no determina la idoneidad; importan más la frecuencia de las ferias, el volumen de viajeros, las necesidades y el proceso interno.
01
Fabricación e industria
Ferias técnicas, equipos comerciales y calendarios con varias ciudades.
02
Envase, embalaje y procesamiento
Eventos recurrentes con varios viajeros y fechas límite coordinadas.
03
Automatización y robótica
Viajes de equipos técnicos y comerciales para grandes encuentros B2B.
04
Construcción y materiales
Ferias regionales y nacionales que requieren una vista consolidada de hoteles y cambios.
05
Seguridad
Viajes de equipos pequeños con aprobaciones y confirmaciones documentadas.
06
Tecnología B2B aplicada
Empresas en crecimiento sin un responsable de viajes dedicado.
07
Bienes raíces
Conferencias, reuniones y desplazamientos específicos de equipos.
08
Segmentos seleccionados de alimentación y bebidas
Ferias recurrentes cuando el volumen y el proceso encajan con el servicio.
Precios ligados al trabajo real
Un alcance por escrito antes de asumir compromisos.
Los precios se cotizan después de revisar el alcance. Antes de reservar, la propuesta detalla los horarios de servicio, los límites de capacidad y volumen, los honorarios de Convention Travels, los costos de viaje y los cargos de proveedores, los impuestos, los plazos de pago, las condiciones de cancelación y cualquier comisión, margen u otra remuneración significativa del proveedor que resulte aplicable.
Programa piloto de hotel
Un primer encargo estrictamente delimitado para evaluar la forma de trabajo. Convention Travels no cobra sus honorarios de servicio en el programa piloto; el cliente sigue pagando los costos de viaje y los cargos de proveedores.
Ver las condiciones del pilotoServicio por feria
Un encargo para una feria, para una persona o un equipo. Los grupos de 5 o más cuentan con un gestor de cuenta dedicado y límites acordados de viajeros, noches de habitación, rondas de comparación, cambios y horarios de servicio.
Solicitar un alcanceServicio de calendario
Una relación continua para varias ferias al año, con capacidad, frecuencia de revisión, volúmenes y tiempos de respuesta definidos en el acuerdo.
Revisar su calendarioCoordinación a medida
Para necesidades fuera del estándar, como mayores volúmenes, traslados terrestres complejos o contratos de hotel que requieren una evaluación específica.
Solicitar una evaluaciónHonorarios de servicio de Convention TravelsCostos de hotel y proveedorImpuestos y cargos obligatorios conocidosDepósito y calendario de pagosFechas límite y penalizaciones de cancelaciónCondiciones de reembolsoComisión, margen u otra remuneración aplicable del proveedorServicios fuera del alcance
Las opciones y tarifas de viaje están sujetas a disponibilidad hasta su confirmación por escrito.
Un primer encargo delimitado
Una feria real para evaluar la relación de trabajo.
Una empresa. Un evento con alcance exclusivo de hotel. Hasta 8 viajeros y 24 noches de habitación en total. Una comparativa y una ronda de revisión. Un plazo de ejecución definido por escrito.
1 empresa1 feria · solo alojamientoHasta 8 viajerosHasta 24 noches1 comparación de hoteles1 ronda de revisión
Incluye
Recopilación de requisitos y confirmación del alcance
Revisión de la información de alojamiento oficial publicada
Una comparativa de opciones disponibles
Una ronda de revisión
Una lista de huéspedes y habitaciones para el alcance aceptado
Centralización de confirmaciones
Coordinación de solicitudes habituales durante el período acordado
No incluye salvo alcance separado
Billetes de avión
Personal presencial
Asistencia 24/7
Contratos complejos de bloques, ocupación mínima o penalizaciones por reducción
Cambios masivos
Inventario especulativo
Territorios o servicios no admitidos
Convention Travels no cobra sus honorarios de servicio en un piloto aceptado. El cliente sigue siendo responsable de hoteles, impuestos, cargos de proveedores, depósitos, penalizaciones por cancelación, importes no reembolsables y demás costos de viaje. Según el canal de reserva, Convention Travels puede recibir una comisión, un margen u otra remuneración; si corresponde, deberá indicarse en las condiciones comerciales acordadas.
El piloto está sujeto a la idoneidad de la cuenta, la capacidad operativa, un método de pago aceptado y la aprobación escrita de su alcance. No todas las solicitudes se aceptan automáticamente.
Solicitar el programa pilotoConfianza integrada en el proceso
Contacto identificado. Canal documentado. Aprobación por escrito.
Contar con un contacto de viaje constante reduce la necesidad de responder a ofertas hoteleras no solicitadas y mensajes que presionan para reservar. Convention Travels verifica el canal identificado, presenta las condiciones importantes antes de la aprobación, controla los plazos y conserva un registro de la decisión para el alcance acordado.
Contacto identificado
El cliente sabe quién coordina la solicitud y dónde enviar los cambios.
Canal documentado
La propuesta o el registro de reserva identifica el hotel, mayorista, proveedor de transporte u otro canal correspondiente.
Condiciones visibles
Las reglas principales sobre depósitos, cancelaciones, reembolsos y cambios se muestran antes de la aprobación, cuando están disponibles.
Aprobación trazable
Las decisiones y autorizaciones importantes se registran por escrito.
Mejor protección de los datos de pago
Cuando se ofrezca el pago con tarjeta, los datos completos deberán introducirse en una pasarela de pago alojada y aprobada, no en un correo electrónico, chat, formulario de contacto convencional ni hoja de cálculo.
Gestión de solicitudes
Un cambio o cancelación solo entra en vigor cuando Convention Travels o el proveedor identificado lo confirma por escrito.
Ningún servicio puede garantizar la prevención de todos los intentos de fraude. Nuestro método, con un contacto conocido y una reserva documentada, busca reducir la exposición a ofertas no solicitadas, condiciones de cancelación ocultas o muy restrictivas y la presión de los plazos. Las habitaciones solo quedan garantizadas tras la confirmación escrita.
Convention Travels solo se presenta como proveedor oficial de una feria cuando una autorización escrita lo confirma.
Una empresa nacida del trabajo operativoLa coordinación de viajes para ferias necesita una persona claramente responsable.
La experiencia que dio origen a Convention Travels proviene de coordinar de forma directa el alojamiento para ferias en Estados Unidos y Canadá: buscar hoteles mediante distintos proveedores, preparar opciones, facturar a clientes, gestionar depósitos y saldos, reservar habitaciones y dar seguimiento a cambios.
Convention Travels convierte esa experiencia en un servicio estructurado para pymes y expositores internacionales que no cuentan con un equipo interno de viajes. Nuestro papel es conectar el calendario, la información de la feria, los viajeros, las aprobaciones, los proveedores y las confirmaciones dentro de un proceso documentado.
Explicar claramente qué está incluido y qué noIdentificar el canal de reserva y las condiciones aplicablesObtener aprobación por escrito antes de asumir compromisosPublicar únicamente pruebas y ubicaciones verificablesAñadir servicios solo cuando exista capacidad operativa
Convention Travels coordina viajes entre idiomas y zonas horarias. Las ciudades mostradas ilustran posibles puntos de partida; no representan oficinas ni operaciones locales verificadas.
Guías prácticas para equipos expositores
Herramientas para preparar, comparar y aprobar mejor.
Nuestros recursos ayudan a marketing, ventas, finanzas y operaciones a compartir un mismo proceso de viaje. Todo contenido específico sobre una feria o destino debe mostrar su fecha de revisión y sus fuentes.
Hoja de ruta editorialPlantilla de calendario de viajes para ferias
Reúna ferias, ciudades, fechas, responsables, viajeros, fechas límite y estados en una sola vista.
Alojamiento oficial u otro canal: preguntas que conviene hacer
Revise costo total, ubicación, fechas límite, restricciones e identidad del canal antes de aprobar.
Lista de comprobación antes de aprobar un hotel
Verifique nombres, fechas, tipo de habitación, impuestos, cargos, depósito y reglas de cancelación.
Estos recursos ofrecen información general y no sustituyen las condiciones de una reserva ni el asesoramiento jurídico, fiscal o financiero.
Preguntas frecuentes
Respuestas claras antes de compartir su calendario.
¿Convention Travels es el proveedor oficial de alojamiento de una feria?
No, salvo que dicha condición se confirme expresamente por escrito. Revisamos la información oficial publicada por el organizador y ayudamos al cliente a comparar las opciones disponibles.
¿Comparan las opciones de alojamiento oficial publicadas por el organizador con otros canales?
Sí. Cuando el alcance escrito y las reglas de la feria lo permiten, comparamos el programa hotelero oficial publicado por el organizador con opciones admisibles de canales de proveedores consolidados. Evaluamos el precio total conocido, la ubicación, el tiempo de traslado, los depósitos, las condiciones de cancelación, la flexibilidad, los plazos y la claridad del canal, no solo la tarifa por noche.
¿Garantizan el precio más bajo?
No. Comparamos el valor total conocido, incluido precio, impuestos y cargos, ubicación, flexibilidad y restricciones. Las tarifas y la disponibilidad pueden cambiar antes de la confirmación.
¿Cómo se calculan los honorarios?
Dependen del alcance, volumen, complejidad, horario de servicio y nivel de asistencia. La propuesta separa los honorarios, costos de viaje y proveedor, impuestos y condiciones principales.
¿Convention Travels puede recibir remuneración de un proveedor?
Según el canal, puede aplicarse una comisión, margen u otra remuneración de proveedor. Toda remuneración significativa aplicable deberá describirse conforme a la propuesta y las condiciones aprobadas.
¿Quién paga hoteles, depósitos y saldos?
La estructura de facturación y pago se indica por escrito antes de reservar. Los plazos, depósitos, saldos y condiciones de crédito requieren aprobación expresa.
¿Qué ocurre si necesito cancelar?
Las condiciones específicas del hotel o proveedor rigen el componente de viaje. Cada cotización debe indicar la fecha límite conocida, las penalizaciones y si la tarifa es reembolsable.
¿Una solicitud de cambio entra en vigor al enviarla?
No. Solo se completa cuando Convention Travels o el proveedor identificado la confirma por escrito. Una solicitud enviada cerca de una fecha límite puede no procesarse antes de que el proveedor aplique un cargo.
¿El programa piloto es totalmente gratuito?
No. Solo se exoneran los honorarios de servicio de Convention Travels para un piloto aceptado y dentro del alcance. El cliente paga hoteles, impuestos, cargos de proveedor, depósitos, penalizaciones, importes no reembolsables y demás costos de viaje.
¿Qué incluye el programa piloto?
Una empresa, un evento con alcance exclusivo de hotel, hasta 8 viajeros y 24 noches de habitación, una comparativa y una ronda de revisión, durante un período definido por escrito. La aceptación depende de la idoneidad y capacidad disponible.
¿Reservan vuelos?
Los vuelos solo se ofrecen después de confirmar la capacidad de emisión, cambios, reembolsos y asistencia. No forman parte del alcance inicial por defecto.
¿Ofrecen asistencia 24/7?
Solo si se incluye expresamente en un acuerdo. El alcance debe indicar los horarios de servicio y los procedimientos para urgencias.
¿Pueden atender a una empresa fuera de Estados Unidos o Canadá?
Convention Travels puede evaluar las necesidades de expositores internacionales que viajan a ferias en Norteamérica. La aceptación depende del territorio, pago, proveedores, cumplimiento y capacidad operativa.
¿Cómo gestionan los datos de las tarjetas?
Los datos completos de la tarjeta no deben enviarse por correo electrónico, chat, formulario de contacto convencional ni hoja de cálculo. Cuando el pago con tarjeta esté disponible, deberá realizarse mediante un proceso alojado aprobado por el proveedor de pagos.
¿Su proceso evita las estafas relacionadas con hoteles?
Ningún servicio puede garantizar que se elimine todo fraude. Un contacto conocido, un canal identificado, condiciones por escrito y una aprobación trazable reducen la necesidad de interactuar con ofertas no solicitadas.
¿Pueden atender tanto a una sola persona como a un grupo muy grande?
Sí. Un propietario o empleado que asiste solo a varias ferias es plenamente elegible. Los grupos de 5 o más cuentan con un gestor de cuenta o concierge de viajes dedicado. Las necesidades de hasta 1.000 viajeros se tratan como programas a medida y solo se aceptan tras confirmar por escrito el inventario, los contratos, los pagos, el personal, los niveles de servicio y la capacidad operativa.
¿Para quién es más adecuado el servicio?
Principalmente para empresas que asisten a varias ferias de forma recurrente, no tienen un responsable de viajes y necesitan una persona claramente responsable de la coordinación hotelera. Comprobamos la idoneidad antes de aceptar un encargo.
Coordinación global, afirmaciones precisas
Atendemos a expositores internacionales con destino a Norteamérica.
Coordinamos viajes a ferias norteamericanas entre zonas horarias e idiomas. Las ciudades que aparecen abajo ilustran posibles puntos de partida; no representan oficinas, ubicaciones de clientes ni lugares de servicio confirmados.
Ejemplos de ciudades de origen
Nueva York01Toronto02Londres03París04Dubái05Singapur06
Comience por el calendario
Comparta sus próximas tres ferias.
En una conversación de 20 minutos revisaremos fechas, viajeros, proceso actual y principal punto de fricción. Después identificaremos un primer alcance realista o explicaremos claramente por qué el servicio no es adecuado.
ConsultasAccounting@conventiontravels.comAtención al cliente+1 (863) 824-5782Sede central1449 S Michigan Ave, STE 13166
Chicago, IL 60605, USA
Los horarios de respuesta y asistencia aplicables se confirman en cada propuesta. Enviar un formulario no crea una reserva ni un compromiso.Chicago, IL 60605, USA